Versorgungsordnung der betrieblichen Altersvorsorge

Ich kümmere mich später darum

Ein verbreiteter Irrtum unter Arbeitgebern ist die Annahme, dass bisher immer alles gut gegangen ist. Auch wenn es in der Vergangenheit keine Probleme gab, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass alles korrekt und zukünftig sicher ist. Haftungsfälle sind im Bereich der betrieblichen Altersversorgung noch relativ selten, da viele Arbeitnehmer und auch einige Arbeitsrechtler noch wenig Erfahrung und Wissen in diesem Bereich haben.

Ich möchte in diesem Rechtstipp auf einige der häufigsten Fehler hinweisen, die bei der Prüfung von Versorgungswerken regelmäßig auftreten und dem Arbeitgeber große Probleme bereiten können, die am Ende sehr teuer werden können.

Fehlerhafte Entgeltumwandlungsvereinbarungen   

Bei Überprüfungen von Versorgungswerken fällt regelmäßig auf, dass Entgeltumwandlungsvereinbarungen entweder fehlerhaft formuliert sind oder teilweise gar nicht vorhanden sind. Oftmals sind wichtige Aufklärungen und Hinweise gegenüber den Mitarbeitern nicht dokumentiert, was eine Haftung des Arbeitgebers begründen kann. Es kommt auch vor, dass nur ein Versicherungsantrag vorliegt, aber keine zugehörige Entgeltumwandlungsvereinbarung oder diverse andere Fehler enthalten sind

Fehlende schriftliche Zusage

Eine betriebliche Altersversorgung setzt gemäß der Legaldefinition immer eine Zusage des Arbeitgebers voraus. Obwohl diese Zusage arbeitsrechtlich mündlich, schriftlich oder konkludent sein kann, verlangt das Steuerrecht die Schriftform zur Anerkennung der Betriebsausgaben. Oftmals fehlt jedoch eine schriftliche Zusage.

Fachliche Fehler in Zusagen 

Zudem können sich in Zusagen auch gravierende fachliche Fehler finden. Zum Beispiel können Zusagearten unklar formuliert sein oder Hinterbliebenenleistungen nicht richtig definiert sein. Oftmals sind die Formulierungen laienhaft gestaltet und eröffnen einen großen Spielraum für Interpretationen und Auslegungen. Der Grundsatz der Klarheit und Eindeutigkeit ist nicht nur bei Geschäftsführerversorgungen und Pensionszusagen, sondern genauso bei Arbeitnehmerzusagen zu beachten. Die jüngste Rentenkürzung der Allianz, bei der die Renten unter Anwendung der Treuhänderklausel gekürzt wurden, bringt all die Unternehmer in Probleme, die diese Thematik in ihren Zusagen nicht richtig formuliert und ihre Mitarbeiter nicht richtig aufgeklärt haben.

Verstoß gegen den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz

Es gibt eine Vielzahl von Fehlern in der Praxis bezüglich der betrieblichen Altersversorgung. Diese reichen von der Bevorzugung einzelner Mitarbeiter ohne sachlichen Grund bis zur Ausgrenzung von Teilzeitkräften und Minijobbern. Eine sachliche Begründung und Dokumentation von Differenzierungen in einer Versorgungsordnung ist sinnvoll und notwendig, um unbewusste und unentdeckte Verpflichtungen zu vermeiden. Verstöße gegen diese Regelungen kommen in der Praxis häufig sowohl bei arbeitgeberfinanzierten Zusagen als auch bei Zuschüssen zur Entgeltumwandlung vor. Sowohl der Grund als auch die Höhe der Verstöße können problematisch sein und können dazu führen, dass Verjährungsfristen erst in vielen Jahren zu laufen beginnen.

Beleihung von Direktversicherungen

In der Praxis treten häufig Fehler in Bezug auf belehnte Direktversicherungen auf. Wenn der Arbeitgeber die Direktversicherung belehnt, führt dies zu einer gesetzlichen Pflicht zur Teilnahme an der PSV. Im Gegensatz dazu sind Beleihungen durch den Arbeitnehmer vor dem Ausscheiden aus dem Unternehmen grundsätzlich unzulässig.

Ein weiterer Fehler betrifft die Bezugsrechte bei Direktversicherungen. In der Praxis finden sich viele Fälle von falschen Bezugsrechten, wie zum Beispiel gespaltenen Bezugsrechten bei Entgeltumwandlung, Widerrufbarkeiten oder Angehörigen als Bezugsberechtigten. Es kommt sogar vor, dass der Arbeitnehmer als Versicherungsnehmer und nicht der Arbeitgeber agiert. Jeder dieser Fehler hat unterschiedliche Konsequenzen und kann umso teurer werden, je später er entdeckt wird.

Fehlerhafte Hinterbliebenenbenennungen bei Unterstützungskassen und Direktzusagen

Das Fehlen oder die falsche Benennung von Hinterbliebenen kann zu erheblichen Problemen im Todesfall führen. Es kann dazu führen, dass die Versorgungsleistung nicht an die tatsächlichen Hinterbliebenen ausgezahlt wird oder dass es zu Streitigkeiten zwischen verschiedenen Personen kommt, die sich als Hinterbliebene betrachten. Dies kann für den Arbeitgeber und die beteiligten Personen sehr unangenehm und auch kostenintensiv werden. Es ist daher wichtig, dass die Hinterbliebenenbenennung sorgfältig und korrekt erfolgt und regelmäßig überprüft wird.

Übernommene bAV-Verpflichtungen

Das sind in der Tat potenziell problematische Fälle. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber bei Neueinstellungen die bestehenden bAV-Verträge und Zusagen der Mitarbeiter genau prüfen und gegebenenfalls korrigieren, um Fehler und Risiken zu vermeiden. Hierbei sollten klare Richtlinien und Prozesse im Unternehmen etabliert werden, um einheitliche und korrekte Handhabung sicherzustellen. Eine Zusammenarbeit mit einem Experten für bAV kann hierbei sehr hilfreich sein.

Keine oder fehlerhafte Versorgungsordnung

Eine Versorgungsordnung kann auch dazu beitragen, dass die Zusage des Arbeitgebers klarer und verständlicher formuliert wird, da sie die rechtlichen und formalen Anforderungen an eine bAV-Zusage berücksichtigt. Zudem kann sie eine einheitliche Regelung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens schaffen und somit Diskriminierung und Ungleichbehandlung vermeiden. Eine Versorgungsordnung kann auch die Transparenz und Vertrauensbildung fördern, da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dadurch erfahren, wie die bAV im Unternehmen geregelt ist und welche Leistungen sie erwarten können.

Falsche und ungeeignete Tarife

Es ist daher wichtig, dass bei der Auswahl von Versicherungstarifen für die bAV sorgfältig geprüft wird, ob sie den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter entsprechen. Eine unabhängige Beratung durch Experten kann hierbei helfen, um Tarife zu finden, die sowohl wirtschaftlich als auch rechtlich geeignet sind.

Gleichbehandlung des beherrschenden Gesellschaftergeschäftsführers

 In diesem Fall hat der Geschäftsführer keine rechtlich abgesicherte Betriebsrente und es besteht auch kein Anspruch auf eine solche. Es ist wichtig, dass in solchen Fällen schnellstmöglich eine Lösung gefunden wird, um rechtliche Risiken und mögliche spätere Ansprüche des Geschäftsführers zu vermeiden. Dazu gehört auch eine genaue Prüfung der bestehenden Verträge und deren Konditionen sowie eine sorgfältige Beratung und Absicherung durch kompetente Experten.Neuer Text

Problem der Berufsunfähigkeit

Arbeitgeber sollten sich bewusst sein, dass sie eine Verantwortung gegenüber ihren Mitarbeitern haben und dass diese Verantwortung auch die sorgfältige Auswahl und Überprüfung der Versicherungsprodukte umfasst, die sie ihren Mitarbeitern anbieten. Es ist in der Tat nicht ungewöhnlich, dass Versicherungsprodukte nicht optimal auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer zugeschnitten sind oder dass es Lücken zwischen den Zusagen des Arbeitgebers und der tatsächlichen Versicherungsdeckung gibt. In solchen Fällen kann es ratsam sein, eine private Berufsunfähigkeitsversicherung abzuschließen, um die Deckungslücken zu schließen und die eigenen Risiken besser abzusichern.Neuer Text

Fehler im Versicherungsantrag

Wenn im Versicherungsantrag falsche oder unvollständige Angaben gemacht werden, kann dies zu einem späteren Zeitpunkt dazu führen, dass die Versicherung Leistungen verweigert oder den Vertrag sogar rückwirkend annulliert. Dies kann auch Auswirkungen auf die betriebliche Altersversorgung haben, wenn diese von der betroffenen Versicherung abhängig ist. Der Arbeitgeber ist in der Regel an seine Zusage gebunden und muss die Versorgungsleistungen erbringen, auch wenn die Versicherung die Leistung verweigert. Daher ist es wichtig, dass der Versicherungsantrag sorgfältig und korrekt ausgefüllt wird, um mögliche Probleme zu vermeiden.

Kongruenz und Verweisung bei Zusage und Versicherungsvertrag

Die Kongruenz zwischen Zusage und Versicherungsvertrag ist zwar wichtig, aber es reicht nicht aus, um mögliche Haftungsrisiken für den Arbeitgeber auszuschließen. Insbesondere müssen die Angaben des Arbeitnehmers im Versicherungsantrag mit den Angaben in der Zusage übereinstimmen, um eine Ablehnung der Versicherungsleistung zu vermeiden. Zudem sollte der Arbeitgeber darauf achten, dass in der Zusage die Versicherungsgesellschaft und die Tarifbedingungen eindeutig benannt sind, um Verwechslungen oder Fehler bei der Umsetzung zu vermeiden. Im Zweifelsfall sollte der Arbeitgeber rechtliche Unterstützung in Anspruch nehmen, um Haftungsrisiken zu minimieren.

Direktversicherung nach § 40 b EStG fehlen häufig die Bescheinigungen des Vorarbeitgebers zur bisherigen Behandlung

Gemäß § 40b EStG können pauschalversteuerte Altzusagen aus der betrieblichen Altersversorgung unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei ausgezahlt werden. Eine dieser Voraussetzungen ist, dass der Vertrag vor 2005 begründet wurde und seitdem unverändert geblieben ist. Zudem ist es erforderlich, dass der Vorarbeitgeber eine Erklärung abgibt, dass die bisherige Behandlung des Vertrags nicht nach § 3 Nr. 63 EStG erfolgt ist. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Auszahlung steuerfrei erfolgen.

Falsche Behandlung in der Buchhaltung des AG

Auch bei der Erfassung von Sachbezügen, wie beispielsweise Dienstwagen oder Mitarbeiterbeteiligungen, kann es zu Fehlern in der Buchhaltung kommen. Hier muss darauf geachtet werden, dass die korrekten Bewertungsregeln angewendet werden, um eine unzutreffende Besteuerung zu vermeiden. Auch bei der Erfassung von Überstunden und Urlaubsansprüchen kann es zu Fehlern kommen, die zu unzutreffenden Lohnabrechnungen führen können. Es ist daher wichtig, dass die Buchhaltung sorgfältig und korrekt durchgeführt wird, um negative Auswirkungen auf die Mitarbeiter und das Unternehmen zu vermeiden.

Unzureichende oder fehlende Kapitaloptionen

Eine fehlende Kapitaloption kann tatsächlich zu Einschränkungen führen und die Flexibilität des Arbeitgebers oder des Gesellschaftergeschäftsführers beeinträchtigen. Insbesondere im Zusammenhang mit einem Verkauf des Unternehmens oder der Anteile kann dies zu Problemen führen. Eine Kapitaloption ermöglicht es dem Arbeitnehmer oder Gesellschaftergeschäftsführer, bei Bedarf eine einmalige Kapitalauszahlung zu wählen, anstatt nur eine monatliche Rente zu erhalten.

Suboptimales Controlling in der bAV und/ oder keine qualifizierten Berater

Das Fehlen von Controlling und qualifizierten fachlichen Beratern kann zu erheblichen Problemen in der betrieblichen Altersversorgung führen. Ohne ein solides Controlling kann es zu Fehlern in der Buchhaltung, fehlenden Kapitaloptionen und falschen Angaben im Versicherungsantrag kommen. Darüber hinaus kann eine unzureichende Beratung zu falschen Entscheidungen und rechtlichen Konsequenzen führen. Es ist daher ratsam, qualifizierte bAV-Berater zu engagieren und regelmäßiges Controlling durchzuführen, um die Wirksamkeit und Rechtssicherheit der betrieblichen Altersversorgung zu gewährleisten.